Les élus locaux ont à différents moments de leurs mandats besoin de se poser, de réfléchir à leur action et à leurs projets, de se projeter vers l’avenir, d’améliorer les relations qu’ils ont entre eux, avec les services de la collectivité et avec les citoyens. Nous vous présentons comment un séminaire pour élus locaux peut les y aider.

Le séminaire d’élus pour les élus des collectivités territoriales est un moment privilégié pour cela. Voici les réponses aux principales questions que vous pourriez vous poser au sujet de l’animation de séminaire pour les élus locaux.

Quand réaliser un séminaire pour les élus d’un conseil municipal ?

Les moments les plus propices à l’organisation d’un séminaire de cadres territoriaux correspondent aux moments forts de la vie d’une équipe municipale : en début de mandat, à mi-mandat, à l’occasion d’un grand projet (équipement, PLU, etc.), ou plus généralement au moment d’un événement important dans la vie de la commune.

Les séminaires dans les collectivités locales peuvent aussi devenir un rituel de rentrée pour permettre à l’équipe municipale de rester soudée, faire le point sur l’année à venir dans une atmosphère de confiance et de détente.

Quelle est la durée du séminaire ?

La durée optimale d’un séminaire se situe entre un et deux jours. Par exemple, un séminaire peut démarrer l’après-midi, se poursuivre dans la soirée et se terminer le lendemain matin. Cependant, dans les faits, la durée optimale dépend surtout de la ou des problématiques traitées.

Un séminaire d’une demi-journée est également possible, mais il s’apparenterait alors davantage à une réunion de travail ordinaire qu’à un véritable séminaire. À l’opposé, un séminaire trop long, qui durerait trois jours ou plus, se heurterait rapidement au problème de la disponibilité des élus.

Ainsi, une durée d’un ou deux jours reste le juste milieu pour que le séminaire des élus locaux soit suffisamment long pour y aborder les problématiques programmées, sans se heurter à des problèmes concrets d’organisation. De plus, dans le temps du séminaire, il convient de caler des temps de convivialité (pause-café, repas, etc.).

À quel moment de la semaine ?

Les élus travaillant pour la plupart, le moment idéal du séminaire est en fin de semaine vendredi – samedi. Mais les coutumes de travail et les habitudes locales doivent être prises en compte. Là encore, c’est une situation au cas par cas, où le moment du séminaire sera surtout choisi en fonction des emplois du temps des élus y participant.

Le lieu du séminaire

Le lieu du séminaire se détermine en fonction des thématiques traitées. Il peut aussi se dérouler dans les locaux de la collectivité territoriale organisatrice. Mais le plus souvent, il se tient sur la commune ou dans un équipement de la commune comme par exemple dans un centre de loisirs municipal situé « au vert ».

Les participants

Le séminaire d’élus est destiné préférentiellement aux membres de la majorité municipale. Il est primordial que les élus du bureau municipal y participent, mais les conseillers municipaux de la majorité doivent y être associés.

Sur certains sujets, les élus de la minorité peuvent être associés lors d’une partie ou de la totalité du séminaire.

Les cadres territoriaux peuvent y être associés également, en prenant bien en considération que les uns et les autres auront des positionnements différents.

La Directrice générale ou le Directeur général des services, ainsi que la directrice ou le directeur de cabinet en raison de leur positionnement spécifique y ont également toute leur place.

Le thème du séminaire

Tous les thèmes sont permis, sous plusieurs réserves cependant. L’objet du séminaire doit avoir une cohérence et un objectif bien défini. La thématique doit être bien cernée.  Il ne s’agit pas d’en faire une super réunion de conseil municipal, mais plutôt de profiter de ce type d’événement pour approfondir des thématiques bien précises pour lesquelles les simples réunions de travail ne suffisent pas.

L’animation d’un séminaire d’élus locaux d’une commune

Le séminaire doit être animé par une personne extérieure à l’équipe municipale. L’animation doit être confiée à des professionnels maîtrisant les techniques d’animation et sachant prendre le recul nécessaire. Le plus souvent il est souhaitable que le séminaire soit coanimé par deux consultants.

La préparation du séminaire

La préparation du séminaire est primordiale, ne serait-ce que pour ses aspects concrets et logistiques (choix des dates, du lieux, réservation de ce dernier, organisation de repas ou de collations, choix du planning du séminaire, des thématiques abordées etc.).

Elle nécessite un temps important de préparation avec une rencontre au minimum du Maire et le plus souvent le DGS et le directeur de cabinet. Cette préparation se concrétise ensuite par une feuille de route et une fiche de déroulement.

Les méthodes d’animation

Elles doivent être participatives, c’est la base de tout séminaire. Des temps de réflexion individuels doivent alterner avec des temps de travail collectif.

Le temps du séminaire est l’occasion de se poser, de réfléchir en commun, de partager des idées, d’écouter et de respecter la parole de l’autre.

Afin de préserver un effet de surprise, il ne semble pas opportun de présenter dès l’ouverture du séminaire les techniques d’animation employées. On se contentera d’exposer le déroulé, les principes mais sans entrer dans le détail de l’animation.

Exemples de thématiques de séminaire d’élus locaux

Voici quelques exemples des thématiques qui peuvent être abordées lors d’un séminaire d’élus locaux :

• En début de mandat : du programme à l’action, cohésion d’équipe etc.
• À mi-mandat : bilan, réflexion sur les actions réalisées, programme pour la seconde partie du mandat etc.
• Grands projets : orientations du Plan Local d’Urbanisme, Politique de l’habitat, etc.
• À chaque rentrée : innovations, finances locales, nouvelles réformes des collectivités etc.

Nos équipes chez GMTO Conseil vous proposent l’organisation et l’animation de séminaires pour les cadres territoriaux et les élus locaux. Nos animateurs spécialisés dans l’animation de séminaires pour les élus locaux vous accompagneront tout au long du séminaire et permettront que ce dernier atteigne les objectifs fixés :

• Renforcement de la cohésion d’équipe ;
• Amélioration du travail avec les élus et les cadres territoriaux ;
• Bilan des actions menées ;
• Préparation de l’avenir de la collectivité ;
• Etc.