La mutualisation des services est une mise en commun des moyens humains entre communes et communauté. Elle est un moyen à la fois d’améliorer le service rendu à l’habitant et de maîtriser la dépense publique.

La mutualisation de services peut ainsi prendre plusieurs formes :

• Mise à disposition de services entre communes et communauté ;
• Création de services communs à l’échelle intercommunale ;
• Prestations de services entre collectivités.

Voyons dans quels domaines concrets les collectivités locales peuvent appliquer une mutualisation de services. Par quels moyens, et comment les services d’un cabinet conseil pour les collectivités locales peuvent être un atout de poids dans ce type de démarche.

Le concept de mutualisation de services

La mutualisation des services concerne le personnel territorial, mais aussi le partage d’actions tels que les groupements de commande, ou encore la mise à disposition de matériel ou de locaux.

Elle s’inscrit dans le cadre d’une réflexion globale sur la répartition des besoins en fonction des partages de compétences entre communauté et communes membres. Elle présuppose la mise en place de modes de gestion nouveaux entre collectivités, notamment managériaux et financiers.

Ces pratiques de mutualisation s’inscrivent dans le cadre de la loi du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales (RCT).

Mutualisation de services : Pilotage et animation

Tout au long du projet, un accompagnement des décideurs, des équipes et de leurs responsables peut être mis en place dans ce processus de changement, notamment au sein de comités de pilotage ou de groupes de travail dont nous assurerons l’animation et le fonctionnement. Il en est de même pour la concertation éventuelle avec les citoyens.

Rôles des Maires et des Présidents

Ce sont eux qui donnent les orientations au projet et en valident les différentes étapes, avec les maire-adjoints ou vice-présidents et les DGS. Ils seront ainsi consultés tout au long de l’élaboration et de la mise en œuvre concrète du projet de mutualisation de services.

Rôles des Élus de secteur

Dans le cadre de leurs délégations, ils définissent, en lien avec les responsables administratifs de la collectivité, les actions à mettre en œuvre en fonction de l’état des lieux qui aura été réalisé et de son analyse face aux problématiques et contraintes de terrain, s’il y a lieu.

Rôles des Directeurs généraux des services (DGS),

Étroitement associés tout au long du projet, ils font le lien entre les élus et les services. Ils donnent ou relaient les orientations et les impulsions nécessaires. Ils sont les garants de la réussite.

Rôles des agents dans les différents services

Les agents apportent leurs connaissances des dossiers et leurs compétences techniques, que ce soit pour les services transversaux (Ressources humaines, finances, commande publique, informatique, communication, etc.) ou les services opérationnels (Services techniques, culture et établissements culturels, sports et équipements sportifs, restauration, etc.).

Le dialogue social (représentants du personnel, instances représentatives du personnel, réunions au niveau des services, des directions, entretiens individuels) est indispensable tout au long du processus.

Rôles des habitants et des usagers

Ils sont les principaux bénéficiaires des services rendus par la collectivité. Leur implication permet à la fois de mieux cerner les attentes de la population et de faire comprendre la nécessité des nouvelles organisations. Ce dialogue avec les habitants peut être mené, par exemple, avec les représentants d’associations, des élèves des écoles de musique, les conseils de quartiers etc.

Le schéma de mutualisation

La loi de réforme des collectivités territoriales (RCT) modifiée par la loi relative à l’engagement dans la vie locale et à la proximité de l’action publique précise qu’après chaque renouvellement des conseils municipaux, un schéma de mutualisation des services de l’EPCI et de ceux des communes membres peut être établi. Il prévoit l’impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs de l’EPCI et des communes membres et sur les dépenses de fonctionnement. Les règles de mutualisation de services sont un élément du pacte de gouvernance.

Le rapport relatif aux mutualisations de services élaboré par le Président de l’EPCI est soumis à l’avis des communes membres puis adopté par le conseil communautaire.

Chaque année, lors du débat d’orientation budgétaire ou lors du vote du budget, l’avancement du schéma de mutualisation fait l’objet d’une communication du Président de l’EPCI au conseil communautaire.

Le schéma de mutualisation est à la fois un document à portée politique et un programme d’actions. Il doit préciser son impact financier et les modalités de son pilotage. Globalement, le schéma de mutualisation comprend à la fois un état des lieux et un volet prospectif.

Concrètement, le schéma de mutualisation constitue un excellent point de départ pour un projet de mutualisation de services, puisqu’on doit y retrouver tous les détails qui seront à intégrer au projet :

• Effectifs impliqués ;
• Dépenses de fonctionnement ;
• Compétences obligatoires et optionnelles ;
• Eléments à mettre en commun ;
• Eléments à mettre à disposition ;
• Planning d’actions ;
• Calendrier d’échéances ;
• …

Mutualisation de services : Rôle d’un cabinet conseil pour les collectivités locales

Outre son rôle politique, financier, organisationnel ou encore managérial, la mutualisation des services a pour but avant tout d’améliorer l’efficacité des services offerts aux habitants, premiers bénéficiaires de ces actions concrètes. La mutualisation de services est un projet souvent complexe, qui fait intervenir tous les acteurs des collectivités locales, du Maire aux habitants eux-mêmes.

Un cabinet conseil spécialisé dans l’accompagnement de collectivités territoriales tel que GMTO Conseil peut vous proposer son expertise afin de mener à bien cette gestion complexe de la mutualisation de services.

Analyse du schéma de mutualisation, état des lieux, suivi administratif et financier, accompagnement des équipes, suivi des actions en temps réel, gestion des aspects politiques du projet, les collectivités territoriales impliquées dans une mutualisation de services doivent se trouver sur tous les fronts.

Les équipes de GMTO Conseil, et leurs partenaires lorsque le projet le nécessite, proposent de vous accompagner dans la mutualisation de vos services sur les éléments suivants :

• Définition du périmètre de compétences ;
• Étude financière ;
• Accompagnement des personnels ;
• Élaboration des nouveaux statuts ;
• Modalités de fonctionnement.

Pour de plus amples informations sur nos services de conseil, d’accompagnement et de coaching sur vos projets de transfert de compétence ou de mutualisation de services, vous pouvez nous contacter par téléphone au 06 17 11 80 84, ou en remplissant notre formulaire de contact, auquel nous répondrons dans les plus brefs délais.