En quoi consiste un audit organisationnel

Un audit organisationnel s’inscrit dans une démarche de progrès et de conduite du changement.

Il consiste à analyser les forces et faiblesses d’une organisation quelle soit privée (entreprise, association …) ou publique (mairie, intercommunalité, service de l’état, d’un département ou d’une région).

Il peu être mené sur l’ensemble d’une structure ou sur une partie de celle-ci, en fonction de la taille de l’organisation étudiée.

Lors d’un audit organisationnel il sera examiné la répartition du travail, les processus décisionnels, processus, etc.

Un audit organisationnel peut-être aussi une étape préalable à la mise en place du RGPD.

Spécificité d’un audit organisationnel dans une collectivité territoriale

Élus et personnel territorial

Les collectivités territoriales ont la particularité de faire travailler ensemble des élus et des salariés (agents territoriaux).

Les cadres territoriaux, et plus généralement l’ensemble des agents territoriaux, mettent en œuvre les décisions des élus municipaux, communautaires, départementaux, régionaux et participent à l’élaboration des décisions. Ils sont force de proposition dans la conduite des politiques publiques.

La relation avec les habitants

Les collectivités locales ne répondent pas à la demande de clients mais doivent satisfaire les attentes de la population et des entreprises du territoire. Elles sont au cœur des services rendus au public.

Le calendrier

L’activité d’une collectivité territoriale s’inscrit dans la durée et le long terme mais est rythmée par les échéances électorales. Les élections peuvent conforter les actions menées précédemment ou au contraire réorienter les politiques menées.

Un audit organisationnel peut donc être souhaité à l’occasion de l’arrivée de nouvelles équipes municipales mais aussi, et c’est souvent le cas, à l’occasion de souhait d’amélioration du fonctionnement des services ou de conduite du changement.

Les préalables à l’audit organisationnel

Les motifs de l’audit

Quelles sont les raisons du projet d’audit organisationnel? Pourquoi maintenant ? Qui en est l’initiateur ?

Les objectifs

Quels sont les problématiques rencontrées, les dysfonctionnements constatés, les axes d’amélioration souhaitées …

Ces objectifs sont à exprimer en termes concrets, même s’ils devront probablement être mieux exprimés en travaillant sur le projet.

Les enjeux

Quels sont les bénéfices attendus par l’atteinte des objectifs que l’on s’est donnés. Pourquoi cet audit est important ? Quels en seront le gain pour l’organisation et ses différents acteurs ? Qu’adviendrait-il si on ne le réalisait pas ?

Les atouts et les contraintes

Dans la phase préparatoire à la mise en œuvre d’un audit organisationnel, il convient de bien identifier les atouts et les contraintes de la démarche.

Bien évidemment les personnes (élus, agents, partenaires externes) sont au centre de la démarche. Ils peuvent être des forces ou des freins. Il faut faire attention pour ne pas surestimer ou sous-estimer ces facteurs.

Le déroulement de l’audit organisationnel

Un audit organisationnel comprend différentes étapes :

• Définition des besoins, contextualisation de la mission
• Recensement des acteurs
• Collecte des documents
• Entretiens individuels et collectifs
• Synthèse et état des lieux
• Propositions de scénarios d’évolution
• Mise en place du scénario retenu
• Évaluation des actions mises en place

Préparation de l’audit

Communication auprès des différents acteurs

Le lancement d’un audit organisationnel doit être précédé d’une communication importante auprès des employés et des partenaires extérieurs. Il convient de bien préciser les tenants et aboutissants de l’audit, de la situer dans une démarche d’amélioration du service.

Réunion préparatoire et premier entretien

La réunion de lancement a pour objet de bien préciser les objectifs de la mission, d’identifier les acteurs, les personnes à rencontrer, le calendrier …

Déroulement de l’audit

Les entretiens, les personnes rencontrées

Les entretiens pourront se faire individuellement ou d’une manière collective (par direction, service ou équipe).

A chaque début d’entretien, l’objectif de la mission doit être rappelé ainsi que les règles à respecter de part et d’autre (confidentialité ou non, charte de déontologie, restitution).

Chacun se présente ensuite.

Guide d’entretien d’un audit organisationnel

Un bon fil conducteur des entretiens est « l’hexamètre de Quintilien » ou le QQOQCP. Le questionnement adapté à la problématique portera sur

Qui ?  est responsable ou impliqué

Quoi ? quel est l’objectif poursuivi

Où ? Où les actions ou missions se déroulent

Quand ? ont lieu les actions

Comment ? Comment travaille la personne ou son service

Pourquoi ? telle ou telle chose est effectuée

Combien ? ça coûte (en personnel, en €)

L’analyse du fonctionnement de la structure

Ces entretiens individuels et collectifs permettront d’identifier les leaderships, les jeux d’acteurs, les modalités de travail entre les agents et les services, l’application du RGPD.

Les documents à analyser lors de l’audit d’organisation

A différentes étapes de la démarche il est nécessaire d’analyser différents documents tels que : rapport d’activités, projet de service, fiches de postes, tarifs, délibérations, budget …

Ces documents sont à demander de préférence en tout début de mission. L’expérience montre qu’il faut un certain temps pour les obtenir. Il convient donc de bien cibler la demande et d’éviter de redemander à plusieurs reprises de nouveaux documents, sauf si ceux-ci sont apparus nécessaires au cours des entretiens ou de l’examen des premiers documents. Mais on limitera au mieux la demande de nouveaux documents.

Le facteur disponibilité des personnes sollicitées doit être pris en compte. Celles-ci se libéreront plus ou moins facilement et y mettront plus ou moins de bonne volonté.

Grille d’un audit organisationnel

Cette grille comprendra les différentes étapes de l’audit organisationnel avec les échéances :

– Définition précise de la mission avec le commanditaire (élu local, cadre dirigeant, cadre territorial)

– Évaluation de l’organisation

– Préconisations

Pour réaliser l’ensemble de la démarche il est souhaitable de se faire accompagner par un cabinet en audit organisationnel.